S’organiser avec la méthode GTD

Créer par David Allen et développer dans son livre Getting Things Done.

La méthode GTD repose sur l’idée de sortir de son esprit toutes les choses intéressantes, les informations pertinentes, les problèmes, les tâches et les projets en les enregistrant dans un logiciel, puis en les divisant en éléments de travail réalisables dans des délais impartis.

Principes de la méthode GTD

• Capturer : il faut consigner les choses à faire  à un seul endroit
• Clarifier : raffiner la tache et en faire une action concrète à mener
• Organiser : découper les taches en sous-taches
  • Trier les sous-taches (priorités, dates, projets)
• Planifier : définir un ordre et une date d’action pour chaque tache
• Faire

Workflow en détail de la méthode GTD

Capturer

Utilisez une boîte de réception pour stocker rapidement une tache

Trier sa boite de réception idéalement une fois par jour ou au minimum une fois par semaine

Il ne faut pas utiliser la boîte de réception comme une liste de choses à faire

Clarifier

Une fois les taches capturées, il faut les clarifier, idéalement une fois par jour et au moins une fois par semaine.

Pour clarifier une tache, il faut répondre aux questions suivantes :

• De quel type de tâche s’agit-il ?
• Puis-je réaliser cette tâche tout de suite ?
• Quelle est la prochaine étape pour cette tache ?

Lorsqu’aucune étape supplémentaire n’est nécessaire, vous pouvez

• Supprimer la tache
• Conserver pour référence
• Lister la tache dans « un jour »

Nous pouvons résumer la clarification d’une tache avec ce diagramme de flux.

Organiser

Une fois que la tache est clarifiée, il faut s’organiser pour la réaliser.

Tache avec une deadline

Pour les taches avec une deadline, il faut leur attribuer une date butoir afin de la réaliser avant cette date.

Taches rattachées à un projet

Pour ces taches, il faut les mettre dans le dossier du projet et réorganiser ce dossier par ordre de priorité.

Taches en attente de retour

Pour les taches déléguées ou qui sont en attente (attente de retour à un email par exemple), il faut leur attribuer un tag spécial pour ne pas oublier de relancer plus tard.

Planifier

Il y a plusieurs types de taches et la planification peut être différente pour chacune d’elles.

• Les taches dans le calendrier : les tâches avec dates butoirs sont faciles à planifier, il faut les faire avant la date.
• Les taches rattachées à un projet : il faut repasser en revue chaque projet et se demander quelles taches doivent être effectuées en priorité.
• Les taches en attente de retour : il faut les vérifier régulièrement et relancer pour pouvoir marquer la tâche comme effectuée.

Faire

Quand faire la tache dépend de plusieurs éléments.

Le contexte

Toutes les taches n’ont pas besoin du même niveau d’attention et peuvent être faites à différents moments. Par exemple, répondre à un email simple peut être fait dans les transports sur un smartphone. Egalement, transmettre des documents peut être fait avec seulement un laptop dans une salle d’attente. Alors que des taches plus créatives vont demander un endroit plus calme et peut-être un deuxième écran plus grand.

La disponibilité

Le temps disponible est important dans l’exécution d’une tâche. Une visio, un appel ou un rendez-vous physique ne pourra pas se découper en plus petites sous-taches et devrait se faire dans un laps de temps assez long.

Le niveau d’énergie.

Définir ses taches en fonction de son niveau d’énergie permet de ne pas perdre de temps et d’optimiser son temps. Par exemple une tache qui demande beaucoup de concentration sera plus simple à faire en début de journée lorsqu’on est encore « frais ». Alors qu’une tache plus créative pourra se faire en fin de journée ou a un moment où l’on peut relâcher la pression.

Les priorités

Une fois ses trois critères pris en compte, il reste la priorité en fonction des projets.