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GTD

S’organiser avec la méthode GTD

Créer par David Allen et développer dans son livre Getting Things Done.

La méthode GTD repose sur l’idée de sortir de son esprit toutes les choses intéressantes, les informations pertinentes, les problèmes, les tâches et les projets en les enregistrant dans un logiciel, puis en les divisant en éléments de travail réalisables dans des délais impartis.

Principes de la méthode GTD

  • Capturer : il faut consigner les choses à faire  à un seul endroit
  • Clarifier : raffiner la tache et en faire une action concrète à mener
  • Organiser : découper les taches en sous-taches
    • Trier les sous-taches (priorités, dates, projets)
  • Planifier : définir un ordre et une date d’action pour chaque tache
  • Faire

Workflow en détail de la méthode GTD

Capturer

Utilisez une boîte de réception pour stocker rapidement une tache

Trier sa boite de réception idéalement une fois par jour ou au minimum une fois par semaine

Il ne faut pas utiliser la boîte de réception comme une liste de choses à faire

Clarifier

Une fois les taches capturées, il faut les clarifier, idéalement une fois par jour et au moins une fois par semaine.

Pour clarifier une tache, il faut répondre aux questions suivantes :

  • De quel type de tâche s’agit-il ?
  • Puis-je réaliser cette tâche tout de suite ?
  • Quelle est la prochaine étape pour cette tache ?

Lorsqu’aucune étape supplémentaire n’est nécessaire, vous pouvez

  • Supprimer la tache
  • Conserver pour référence
  • Lister la tache dans « un jour »

Nous pouvons résumer la clarification d’une tache avec ce diagramme de flux.

Comment clarifier une tache avec la méthode GTD
Comment clarifier une tache avec la méthode GTD

Organiser

Une fois que la tache est clarifiée, il faut s’organiser pour la réaliser.

Tache avec une deadline

Pour les taches avec une deadline, il faut leur attribuer une date butoir afin de la réaliser avant cette date.

Taches rattachées à un projet

Pour ces taches, il faut les mettre dans le dossier du projet et réorganiser ce dossier par ordre de priorité.

Taches en attente de retour

Pour les taches déléguées ou qui sont en attente (attente de retour à un email par exemple), il faut leur attribuer un tag spécial pour ne pas oublier de relancer plus tard.

Planifier

Il y a plusieurs types de taches et la planification peut être différente pour chacune d’elles.

  • Les taches dans le calendrier : les tâches avec dates butoirs sont faciles à planifier, il faut les faire avant la date.
  • Les taches rattachées à un projet : il faut repasser en revue chaque projet et se demander quelles taches doivent être effectuées en priorité.
  • Les taches en attente de retour : il faut les vérifier régulièrement et relancer pour pouvoir marquer la tâche comme effectuée.

Faire

Quand faire la tache dépend de plusieurs éléments.

Le contexte

Toutes les taches n’ont pas besoin du même niveau d’attention et peuvent être faites à différents moments. Par exemple, répondre à un email simple peut être fait dans les transports sur un smartphone. Egalement, transmettre des documents peut être fait avec seulement un laptop dans une salle d’attente. Alors que des taches plus créatives vont demander un endroit plus calme et peut-être un deuxième écran plus grand.

La disponibilité

Le temps disponible est important dans l’exécution d’une tâche. Une visio, un appel ou un rendez-vous physique ne pourra pas se découper en plus petites sous-taches et devrait se faire dans un laps de temps assez long.

Le niveau d’énergie.

Définir ses taches en fonction de son niveau d’énergie permet de ne pas perdre de temps et d’optimiser son temps. Par exemple une tache qui demande beaucoup de concentration sera plus simple à faire en début de journée lorsqu’on est encore « frais ». Alors qu’une tache plus créative pourra se faire en fin de journée ou a un moment où l’on peut relâcher la pression.

Les priorités

Une fois ses trois critères pris en compte, il reste la priorité en fonction des projets.

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Mind Map

Créer une vraie Mind Map pas à pas

Dans un précédent article, Qu’est-ce qu’une Mind Map et comment en créer une ? j’ai décris les principes théoriques d’une mind map et comment en créer une. Découvrons aujourd’hui en pratique comment créer une vraie carte heuristique à travers un exemple.

Les principes de base d’une mind map

Avant de commencer, rappelons le principe de base d’une mind map :

  1. Utiliser une feuille virtuelle vierge pour ma part, je vais utiliser le logiciel Mind Node, mais vous pouvez aussi utiliser le logiciel Whimsical sur le web.
  2. Au milieu de la feuille, indiquer en une phrase, un dessin ou un emoji le sujet
  3. Utiliser le plus d’images, symboles, emojis à l’intérieur de la carte mentale
  4. Sélectionner des mots-clés et les écrire en capitale
  5. Placer chaque mot ou image sur une branche afin de l’isoler
  6. Utiliser des couleurs pour les différentes branches en définissant votre propre code couleur.
  7. Utiliser des flèches pour représenter les associations entre différents sujets liés.

Prenons comme exemple l’objectif de courir un Marathon

Le titre central : Marathon

Je place en premier le titre central avec une image ou un emoji

Mot central et image de la carte heuristique : Marathon
Mot central et image

Les branches primaires de ma mind map

Je fais en premier les branches primaires de ma carte mentale avec une image, symbole ou emoji à chaque fois.

Les branches primaires de ma carte heuristique

Ajout d’informations dans ma branche primaire

Je rajoute toutes les informations qui découlent de la première branche de ma carte heuristique. Je n’hésite pas à aller dans les détails tout en utilisant des images et/ou des mots ou phrases courtes.

Matériel pour un marathon
Matériel pour un marathon

Si je veux aller encore plus en profondeur dans un sujet, je peux créer une autre carte heuristique spécifique.

Par exemple ici, les chaussures de course pourraient très bien être une mind map à part entière. Entre les chaussures dynamiques, stables, plaques carbones, minimalistes, maximaliste, le drop, les marques, il y a de quoi faire !

À partir des informations je peux ajouter des taches dans ma todo list, par exemple : lire 5 tests de chaussures de marathon, aller dans une magasin de sport et essayer 5 modèles …

On continue à remplir les branches principales de la mind map

Mind map d'entrainement pour un Marathon
Entraînement pour un Marathon

Je continue à remplir les branches principales avec des mots clés, phrase courte et emojis/images. Je peux également relier des concepts entre eux comme ici « sortie longue » et dimanche.

Les deux dernières branches de la mind map

Deux dernières branches de la mind map
Deux dernières branches de la carte

Ainsi j’ai une mind map qui respect les principes annoncés plus haut.

Cliquez pour visualise la mind map en entier.
Cliquez pour visualiser l’image en entier.

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Non classé

Comment organiser sa boîte email pour ne plus être débordé

Newsletter, invitation LinkedIn, déclaration d’impôt,… notre boîte email regorge de plus en plus d’emails qu’il faut gérer, organiser, ranger.

Mais par défaut, la configuration d’une boîte email n’est pas prévue pour gérer autant d’emails, sans une bonne méthode d’organisation et de rangement, on peut vite se retrouver débordé.

Je vais vous présenter ici deux grands principes pour simplifier la gestion de ses emails.

Épurer sa boîte email

Je vais ici me baser sur Gmail, car c’est le client email l’un des service email les plus utilisés sur desktop, mais les conseils sont applicables également pour les autres.

N’avoir qu’une seule boîte de réception

Dans Paramètres > boite de réception

Une seule boîte de réception
Une seule boite de réception

Simplifier la barre de gauche en n’affichant que des labels utiles

Dans paramètres > Libellés

Uniquement des labels utiles
Uniquement des labels utiles
Barre de gauche épurée
Barre de gauche épurée

Utiliser votre boîte email uniquement pour les emails

Dans Paramètres > Chat et Meet

Désactivation des messageries
Désactivation des messageries

Désactiver les messageries

N’afficher que les emails important dans la boite de reception

Se désinscrire de toutes les newsletters non lues

Faites le trie dans toutes les newsletters que vous ne souhaitez plus lire et désinscrivez-vous en cliquant sur le lien en bas de l’email :

Se désinscrire d'une newsletter
Se désinscrire d’une newsletter

Ne plus afficher les newsletters dans la boite de réception principale.

Les newsletters ne sont pas des emails urgents et peuvent être consultées à une heure fixe chaque jour.

Pour ne plus les afficher dans la boîte de réception, il est possible de créer un filtre en allant dans Paramètres > Filtres et adresses bloquées

Création d'un filtre newsletter
Création d’un filtre newsletter
Ajout du mot à sélectionner, ce mot est à affiner en fonction de vos emails
Ajout du mot à sélectionner, ce mot est à affiner en fonction de vos emails
Automatisation du filtre
Automatisation du filtre

Vote boîte email sera déjà bien épurée. Après cela, il faudra bien sûr archiver/supprimer les emails au fur et à mesure que vous les traitez pour qu’elle reste clean.

Avoir un workflow pour chaque type d’email.

Organisez les emails de type newsletters à lire plus tard

Lorsqu’arrive une newletter que vous souhaitez lire, mais que vous manquez de temps sur le moment il faut l’envoyer dans un système qui permet de la lire plus tard.

Pour se faire, nous pouvons utiliser le service Instapaper, après s’être inscrit il faut se rendre sur https://www.instapaper.com/save/email et récupérer l’adresse email de transfert. Vous pouvez ajouter l’adresse email Instapaper à vos contacts pour y accéder plus facilement.

Les newsletters à sauvegarder

Pour les newsletters avec un contenu qui doit être sauvegardé sur le long terme, on peut utiliser Evernote en utilisant la fonction partager une copie d’une note par email.

Personnellement j’utilise Notion et j’ai une automatisation automate.io pour sauvegarder dans Notion depuis un email.

Enregistrer un contenu dans Notion depuis automate.io
Enregistrer un contenu dans Notion depuis automate.io

Une tache à faire à partir d’un email

Lorsque l’on doit effectuer une tâche ou répondre à un email et que l’on ne peut pas l’effectuer au moment de la lecture, il faut utiliser un logiciel de todo list.

Sur Mac, si ça ne vous dérange pas de payer un peu, je recommande Things et Things Helper. Si vous n’êtes pas sous Mac ou si vous ne voulez pas payer, je recommande Todoist ou TickTick.

L’avantage de ces applications est qu’elles permettent en une seule action de rajouter une tache dans la todolist avec le lien de l’email.

Tache dans une todo list à partir d'un email
Tache dans une todo list à partir d’un email

Pour résumer, voilà un graphique montrant les différentes actions et logiciels

Graphique récapitulant comment traiter ses emails
Graphique récapitulant comment traiter ses emails

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Zettelkasten

La méthode Zettelkasten pour prendre des notes

Définition et origines du Zettelkasten

Zettelkasten désigne une boîte de notes que l’on peut aussi traduire par boîte à idées.

Utilisée depuis le 16e siècle, la méthode Zettelkasten est popularisée par le sociologue et philosophe allemand Niklas Luhmann.

Niklas Luhmann utilisait la méthode Zettelkasten pour favoriser les associations d’idées.

Luhmann a constitué un Zettelkasten de quelque 90 000 fiches pour ses recherches.Cette méthode lui permis d’écrire plus de 70 livres et 400 articles scientifiques.

Les notes de Niklas Luhmann avec le système Zettelkasten
Les notes de Niklas Luhmann avec le système Zettelkasten

Pourquoi utiliser la méthode Zettelkasten ?

Pour organiser plus simplement ses notes

Avec la méthode Zttelkasten, les notes sont atomiques et ensuite reliées entre elles.

Donc pas besoin de faire une arborescence et des dossiers, on ajoute des notes et on les relis entre elles.

Amélioration de la rétention des informations

Avec le système de liens entre les notes, nous explorons d’anciennes notes lorsque l’on en ajoute de nouvelles.

Ainsi nous améliorons la rétention de l’information selon le principe de courbe de l’oubli.

Faire émerger de nouvelles idées

Les notes reliées ensemble permettent de faire émerger de nouvelles idées grâce aux liens entre elles.

Liens entre des notes dans le logiciel Obsidian
Liens entre des notes dans le logiciel Obsidian

Comment fonctionne la méthode Qu’est-ce que la méthode Zettelkasten ?

Les notes rapides

Les notes rapides sont des notes informelles sur toutes les pensées et idées qui viennent à l’esprit. 

Elles n’ont pas besoin d’être structurées.

Elles sont là pour vous rappeler ce qu’il y a dans notre tête.

Les notes littéraires

Les notes littéraires sont des notes relatives au contenu que nous consommons.  

Ces notes incluts les points principaux que l’on ne veut pas oublier et que l’on pourra réutiliser avec d’autres notes. 

Soyez extrêmement sélectif dans ce que vous décidez de conserver.

Gardez la note globale aussi courte que possible.

Utilisez vos propres mots, au lieu de copier des citations mot pour mot.

Ces notes doivent inclure des métadonnées comme la source, l’auteur, le contexte…

Les notes permanentes

Les notes permanentes constituent les connaissances à long terme qui donnent de la valeur au système Zettelkasten.

Pour créer une note permanente, on commence par l’examen des deux premiers types de notes : les notes rapides et les notes littéraires. 

Voici quelques questions à vous poser lorsque vous transformez des notes rapides et littéraires en notes permanentes :

  • Comment ces nouvelles notes s’intègrent-elles aux tags et notes déjà existants ?
  • Comment puis-je combiner des idées pour générer quelque chose de nouveau ?
  • Est-ce que de nouvelles questions émergent de ces notes ?

Rédigez ces notes permanentes comme si vous écriviez pour quelqu’un d’autre, vous devez pouvoir les relire plusieurs années après les avoir rédigées et comprendre instantanément le concept de la note.

Utilisez des phrases complètes, référencez vos sources, faites des références explicites tout en essayant d’être aussi précis et bref que possible. 

Une fois les notes permanentes écrites, vous pouvez supprimer les notes éphémères et archiver les notes permanentes dans un dossier bibliographique.

Dans un prochain article, nous verrons les logiciels pour utiliser la méthode Zettelkasten simplement.

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Mind Map

Qu’est-ce qu’une Mind Map et comment en créer une ?

La mind map ou carte heuristique en français est de plus en plus populaire, découvrons son origine, ses avantages et comment en créer une vraie.

Origine de la mind map

On retrouve des concepts similaires à la mind map ou carte heuristique en français tout au long de l’histoire. Au 3e siècle avec  l’arbre de Porphyre ou encore au 13e siècle avec L’Arbre de la science de Raymond Lulle.

La mind map est finalement formalisée par le psychologue anglais Tony Buzan dans les années 70 et il sort le livre The Mind Map Book en 1993

Avantages du mind mapping

En comparaison de la prise de notes classique

Prise de notes classiqueMind Mapping
LinéaireMultifacettes
MonochromeColorée
Basée sur des motsMots associés à des images
ListesAssociations
SéquentielleMultidimensionnelle
RestrictiveImaginative
DésorganiséeAnalytique
Notes classiques VS mind map

Mobilisation des deux hémisphères cérébraux

On peut croire que le mind mapping est juste un schéma coloré. Mais en réalité, son mode de création mobilise le cortex cérébral en utilisant les ressources des deux hémisphères du cerveau. Le gauche, axé sur la logique et le droit, siège de la créativité.

Les règles pour faire une vraie mind map

  1. Au milieu de la page, mettre une image ou un emoji représentant le sujet et les mots clés
  2. Chaque branche doit présenter un concept
  3. Utiliser des couleurs pour les différentes branches
  4. Utiliser des flèches entre les branches pour représenter l’association entre différents concepts

Carte heuristique représentant ces règles

Exemple d’une carte mentale qui résume les six applications de la cartographie mentale
Exemple d’une carte mentale qui résume les six applications de la cartographie mentale