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Comment organiser sa boîte email pour ne plus être débordé

Newsletter, invitation LinkedIn, déclaration d’impôt,… notre boîte email regorge de plus en plus d’emails qu’il faut gérer, organiser, ranger.

Mais par défaut, la configuration d’une boîte email n’est pas prévue pour gérer autant d’emails, sans une bonne méthode d’organisation et de rangement, on peut vite se retrouver débordé.

Je vais vous présenter ici deux grands principes pour simplifier la gestion de ses emails.

Épurer sa boîte email

Je vais ici me baser sur Gmail, car c’est le client email l’un des service email les plus utilisés sur desktop, mais les conseils sont applicables également pour les autres.

N’avoir qu’une seule boîte de réception

Dans Paramètres > boite de réception

Une seule boîte de réception
Une seule boite de réception

Simplifier la barre de gauche en n’affichant que des labels utiles

Dans paramètres > Libellés

Uniquement des labels utiles
Uniquement des labels utiles
Barre de gauche épurée
Barre de gauche épurée

Utiliser votre boîte email uniquement pour les emails

Dans Paramètres > Chat et Meet

Désactivation des messageries
Désactivation des messageries

Désactiver les messageries

N’afficher que les emails important dans la boite de reception

Se désinscrire de toutes les newsletters non lues

Faites le trie dans toutes les newsletters que vous ne souhaitez plus lire et désinscrivez-vous en cliquant sur le lien en bas de l’email :

Se désinscrire d'une newsletter
Se désinscrire d’une newsletter

Ne plus afficher les newsletters dans la boite de réception principale.

Les newsletters ne sont pas des emails urgents et peuvent être consultées à une heure fixe chaque jour.

Pour ne plus les afficher dans la boîte de réception, il est possible de créer un filtre en allant dans Paramètres > Filtres et adresses bloquées

Création d'un filtre newsletter
Création d’un filtre newsletter
Ajout du mot à sélectionner, ce mot est à affiner en fonction de vos emails
Ajout du mot à sélectionner, ce mot est à affiner en fonction de vos emails
Automatisation du filtre
Automatisation du filtre

Vote boîte email sera déjà bien épurée. Après cela, il faudra bien sûr archiver/supprimer les emails au fur et à mesure que vous les traitez pour qu’elle reste clean.

Avoir un workflow pour chaque type d’email.

Organisez les emails de type newsletters à lire plus tard

Lorsqu’arrive une newletter que vous souhaitez lire, mais que vous manquez de temps sur le moment il faut l’envoyer dans un système qui permet de la lire plus tard.

Pour se faire, nous pouvons utiliser le service Instapaper, après s’être inscrit il faut se rendre sur https://www.instapaper.com/save/email et récupérer l’adresse email de transfert. Vous pouvez ajouter l’adresse email Instapaper à vos contacts pour y accéder plus facilement.

Les newsletters à sauvegarder

Pour les newsletters avec un contenu qui doit être sauvegardé sur le long terme, on peut utiliser Evernote en utilisant la fonction partager une copie d’une note par email.

Personnellement j’utilise Notion et j’ai une automatisation automate.io pour sauvegarder dans Notion depuis un email.

Enregistrer un contenu dans Notion depuis automate.io
Enregistrer un contenu dans Notion depuis automate.io

Une tache à faire à partir d’un email

Lorsque l’on doit effectuer une tâche ou répondre à un email et que l’on ne peut pas l’effectuer au moment de la lecture, il faut utiliser un logiciel de todo list.

Sur Mac, si ça ne vous dérange pas de payer un peu, je recommande Things et Things Helper. Si vous n’êtes pas sous Mac ou si vous ne voulez pas payer, je recommande Todoist ou TickTick.

L’avantage de ces applications est qu’elles permettent en une seule action de rajouter une tache dans la todolist avec le lien de l’email.

Tache dans une todo list à partir d'un email
Tache dans une todo list à partir d’un email

Pour résumer, voilà un graphique montrant les différentes actions et logiciels

Graphique récapitulant comment traiter ses emails
Graphique récapitulant comment traiter ses emails

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Zettelkasten

La méthode Zettelkasten pour prendre des notes

Définition et origines du Zettelkasten

Zettelkasten désigne une boîte de notes que l’on peut aussi traduire par boîte à idées.

Utilisée depuis le 16e siècle, la méthode Zettelkasten est popularisée par le sociologue et philosophe allemand Niklas Luhmann.

Niklas Luhmann utilisait la méthode Zettelkasten pour favoriser les associations d’idées.

Luhmann a constitué un Zettelkasten de quelque 90 000 fiches pour ses recherches.Cette méthode lui permis d’écrire plus de 70 livres et 400 articles scientifiques.

Les notes de Niklas Luhmann avec le système Zettelkasten
Les notes de Niklas Luhmann avec le système Zettelkasten

Pourquoi utiliser la méthode Zettelkasten ?

Pour organiser plus simplement ses notes

Avec la méthode Zttelkasten, les notes sont atomiques et ensuite reliées entre elles.

Donc pas besoin de faire une arborescence et des dossiers, on ajoute des notes et on les relis entre elles.

Amélioration de la rétention des informations

Avec le système de liens entre les notes, nous explorons d’anciennes notes lorsque l’on en ajoute de nouvelles.

Ainsi nous améliorons la rétention de l’information selon le principe de courbe de l’oubli.

Faire émerger de nouvelles idées

Les notes reliées ensemble permettent de faire émerger de nouvelles idées grâce aux liens entre elles.

Liens entre des notes dans le logiciel Obsidian
Liens entre des notes dans le logiciel Obsidian

Comment fonctionne la méthode Qu’est-ce que la méthode Zettelkasten ?

Les notes rapides

Les notes rapides sont des notes informelles sur toutes les pensées et idées qui viennent à l’esprit. 

Elles n’ont pas besoin d’être structurées.

Elles sont là pour vous rappeler ce qu’il y a dans notre tête.

Les notes littéraires

Les notes littéraires sont des notes relatives au contenu que nous consommons.  

Ces notes incluts les points principaux que l’on ne veut pas oublier et que l’on pourra réutiliser avec d’autres notes. 

Soyez extrêmement sélectif dans ce que vous décidez de conserver.

Gardez la note globale aussi courte que possible.

Utilisez vos propres mots, au lieu de copier des citations mot pour mot.

Ces notes doivent inclure des métadonnées comme la source, l’auteur, le contexte…

Les notes permanentes

Les notes permanentes constituent les connaissances à long terme qui donnent de la valeur au système Zettelkasten.

Pour créer une note permanente, on commence par l’examen des deux premiers types de notes : les notes rapides et les notes littéraires. 

Voici quelques questions à vous poser lorsque vous transformez des notes rapides et littéraires en notes permanentes :

  • Comment ces nouvelles notes s’intègrent-elles aux tags et notes déjà existants ?
  • Comment puis-je combiner des idées pour générer quelque chose de nouveau ?
  • Est-ce que de nouvelles questions émergent de ces notes ?

Rédigez ces notes permanentes comme si vous écriviez pour quelqu’un d’autre, vous devez pouvoir les relire plusieurs années après les avoir rédigées et comprendre instantanément le concept de la note.

Utilisez des phrases complètes, référencez vos sources, faites des références explicites tout en essayant d’être aussi précis et bref que possible. 

Une fois les notes permanentes écrites, vous pouvez supprimer les notes éphémères et archiver les notes permanentes dans un dossier bibliographique.

Dans un prochain article, nous verrons les logiciels pour utiliser la méthode Zettelkasten simplement.

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Mind Map

Qu’est-ce qu’une Mind Map et comment en créer une ?

La mind map ou carte heuristique en français est de plus en plus populaire, découvrons son origine, ses avantages et comment en créer une vraie.

Origine de la mind map

On retrouve des concepts similaires à la mind map ou carte heuristique en français tout au long de l’histoire. Au 3e siècle avec  l’arbre de Porphyre ou encore au 13e siècle avec L’Arbre de la science de Raymond Lulle.

La mind map est finalement formalisée par le psychologue anglais Tony Buzan dans les années 70 et il sort le livre The Mind Map Book en 1993

Avantages du mind mapping

En comparaison de la prise de notes classique

Prise de notes classiqueMind Mapping
LinéaireMultifacettes
MonochromeColorée
Basée sur des motsMots associés à des images
ListesAssociations
SéquentielleMultidimensionnelle
RestrictiveImaginative
DésorganiséeAnalytique
Notes classiques VS mind map

Mobilisation des deux hémisphères cérébraux

On peut croire que le mind mapping est juste un schéma coloré. Mais en réalité, son mode de création mobilise le cortex cérébral en utilisant les ressources des deux hémisphères du cerveau. Le gauche, axé sur la logique et le droit, siège de la créativité.

Les règles pour faire une vraie mind map

  1. Au milieu de la page, mettre une image ou un emoji représentant le sujet et les mots clés
  2. Chaque branche doit présenter un concept
  3. Utiliser des couleurs pour les différentes branches
  4. Utiliser des flèches entre les branches pour représenter l’association entre différents concepts

Carte heuristique représentant ces règles

Exemple d’une carte mentale qui résume les six applications de la cartographie mentale
Exemple d’une carte mentale qui résume les six applications de la cartographie mentale