Newsletter, invitation LinkedIn, déclaration d’impôt,… notre boîte email regorge de plus en plus d’emails qu’il faut gérer, organiser, ranger.
Mais par défaut, la configuration d’une boîte email n’est pas prévue pour gérer autant d’emails, sans une bonne méthode d’organisation et de rangement, on peut vite se retrouver débordé.
Je vais vous présenter ici deux grands principes pour simplifier la gestion de ses emails.
Épurer sa boîte email
Je vais ici me baser sur Gmail, car c’est le client email l’un des service email les plus utilisés sur desktop, mais les conseils sont applicables également pour les autres.
N’avoir qu’une seule boîte de réception
Dans Paramètres > boite de réception
Simplifier la barre de gauche en n’affichant que des labels utiles
Dans paramètres > Libellés
Utiliser votre boîte email uniquement pour les emails
Dans Paramètres > Chat et Meet
Désactiver les messageries
N’afficher que les emails important dans la boite de reception
Se désinscrire de toutes les newsletters non lues
Faites le trie dans toutes les newsletters que vous ne souhaitez plus lire et désinscrivez-vous en cliquant sur le lien en bas de l’email :
Ne plus afficher les newsletters dans la boite de réception principale.
Les newsletters ne sont pas des emails urgents et peuvent être consultées à une heure fixe chaque jour.
Pour ne plus les afficher dans la boîte de réception, il est possible de créer un filtre en allant dans Paramètres > Filtres et adresses bloquées
Vote boîte email sera déjà bien épurée. Après cela, il faudra bien sûr archiver/supprimer les emails au fur et à mesure que vous les traitez pour qu’elle reste clean.
Avoir un workflow pour chaque type d’email.
Organisez les emails de type newsletters à lire plus tard
Lorsqu’arrive une newletter que vous souhaitez lire, mais que vous manquez de temps sur le moment il faut l’envoyer dans un système qui permet de la lire plus tard.
Pour se faire, nous pouvons utiliser le service Instapaper, après s’être inscrit il faut se rendre sur https://www.instapaper.com/save/email et récupérer l’adresse email de transfert. Vous pouvez ajouter l’adresse email Instapaper à vos contacts pour y accéder plus facilement.
Les newsletters à sauvegarder
Pour les newsletters avec un contenu qui doit être sauvegardé sur le long terme, on peut utiliser Evernote en utilisant la fonction partager une copie d’une note par email.
Personnellement j’utilise Notion et j’ai une automatisation automate.io pour sauvegarder dans Notion depuis un email.
Une tache à faire à partir d’un email
Lorsque l’on doit effectuer une tâche ou répondre à un email et que l’on ne peut pas l’effectuer au moment de la lecture, il faut utiliser un logiciel de todo list.
Sur Mac, si ça ne vous dérange pas de payer un peu, je recommande Things et Things Helper. Si vous n’êtes pas sous Mac ou si vous ne voulez pas payer, je recommande Todoist ou TickTick.
L’avantage de ces applications est qu’elles permettent en une seule action de rajouter une tache dans la todolist avec le lien de l’email.
Pour résumer, voilà un graphique montrant les différentes actions et logiciels
